Protección de datos y administración de fincas
1.- Legitimación para el tratamiento de datos
Los administradores de fincas efectúan múltiples
tratamientos de datos de carácter personal cuando actúan por cuenta de las
comunidades de dueños. Desde la perspectiva de la normativa de protección de datos
de carácter personal, y como principio de carácter general, están legitimados
para tratar y contar con de los datos de los copropietarios que resulten
precisos para la administración ordinaria de los temas de la comunidad en razón
de la relación establecido que les vincula con la comunidad, en los términos
acordados en exactamente la misma, y en el marco de la Ley de Propiedad
Horizontal.
2.- Identificación de tratamientos de datos
Y también en su administración ordinaria, una
comunidad de dueños puede servirse de diferentes archivos con datos de carácter
personal con los que efectuar diferentes tratamientos. El archivo más frecuente
es el que incorpora información personal de las personas físicas miembros de la
propia comunidad.
Por norma general, en estos archivos son objeto
de tratamiento los datos personales: nombre de los dueños, teléfonos
de contacto, direcciones postales, números de documento nacional de identidad y
direcciones de mail.
Acostumbra a llamarse archivo de “gestión de la comunidad
de propietarios” o bien “fichero de propietarios”, y la comunidad se sirve de
él para su administración contable, fiscal y administrativa, asegurando el
cumplimiento por los dueños de las obligaciones impuestas por la Ley de
Propiedad Horizontal (LPH) y el ejercicio de los derechos que corresponden a
los copropietarios en la comunidad.
Los tratamientos de datos más habituales de las
comunidades de dueños se efectúan con el propósito de “gestión” de la
comunidad. Esta se sirve de ellos para diferentes funciones legales y
contractualmente asumidas, de esta forma para facilitar el ejercicio de sus
derechos a los propios comuneros.
La normativa de protección de datos no impide que
la comunidad de dueños disponga asimismo de otros datos personales de los
copropietarios, toda vez que se refieran a los perjudicados en su calidad de
copropietarios y que no resulten excesivos para los fines propios de dicha
comunidad.
Por último, muy frecuentemente las comunidades de
dueños aprueban la instalación de sistemas de cámaras y/o cámaras, que dan
sitio a tratamientos de imágenes de personas físicas identificadas o bien
reconocibles. En un caso así, va a deber existir un archivo concreto con el
propósito de “videovigilancia” o bien de “cámaras de seguridad”, cuya finalidad
primordial es la seguridad y control de accesos y/o vigilancia de las
instalaciones y elementos comunes del inmueble.
3.- Registro de actividades de tratamiento
Hasta mayo de dos mil dieciocho, se sostendrá
actual el sistema de declaración y también inscripción de archivos con datos de
carácter personal en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia De España de Protección de Datos (AEPD). Para efectuar la inscripción del archivo
y, en su caso, la siguiente modificación o bien eliminación de dicha
inscripción, se halla libre en la sede electrónica de la AEPD el servicio
electrónico NOTA. Este formulario deja la presentación de notificaciones por
medio de internet de forma gratis.
La obligación de avisar corresponde a la propia
comunidad, mediante su presidente que, conforme dispone el artículo ciento
treinta y tres de la LPH, ostenta legalmente su representación en todos y cada
uno de los temas que la afecten.
Sin embargo, la notificación puede ser realizada
por el administrador, actuando en representación del responsable del archivo,
esto es, representando a la obligada, que va a ser siempre y en toda
circunstancia la propia comunidad.
La obligación de anotar el archivo en el Registro
General de Protección de Datos corresponderá a la comunidad, pudiendo instarla
el propio presidente, en representación de la misma, o bien el administrador,
si de esta forma se le confía.
Desde el veinticinco de mayo de dos mil
dieciocho, con la aplicación eficaz del Reglamento europeo de protección de
datos, va a desaparecer la obligación de avisar la creación de archivos al
Registro General de Protección de Datos de la AEPD, aunque aparecen un conjunto
de medidas de carácter interno que el responsable y/o el responsable de los
tratamientos van a deber impulsar y tener documentadas “a disposición” de la
AEPD. Particularmente, van a llevar un registro de las actividades de
tratamiento, demanda a la que se mencionará más adelante.
En mayo de dos mil dieciocho desaparece la
obligación de avisar la creación de archivos. En su sitio, brotan un conjunto
de medidas de carácter interno que el responsable y/o el encargado de los
tratamientos, van a deber impulsar y tener documentadas “a disposición” de la
AEPD.
Estas medidas se concretan en el llamado Registro
de las actividades de tratamiento.
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