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¿Qué caracteristicas pueden presentar las impresoras
para ayudar al cumplimiento de la LOPD?
La impresión de
documentos en el campo laboral es uno de los puntos esenciales de una adecuada
política de confidencialidad, no solo por la documentación sensible para la
propia empresa, sino más bien asimismo por aquellos documentos que contengan
datos de carácter personal.
Desde hojas de
pedido con datos de clientes del servicio o bien potenciales clientes del
servicio, pasando por la contabilidad o bien información financiera, hasta la
habitual documentación de un departamento de selección de personal (currículo),
o bien de recursos humanos (nóminas, listado de personal sindicado) … la
compañía está produciendo una valiosa información en soporte papel.
Una encuesta , desveló las
grandes pérdidas económicas que supone el “olvido” de documentación en las
bandejas de impresión y los inmensos peligros de seguridad que implica.
En
España, un cincuenta y siete por ciento
de los empleados reconoció que más de una vez se había dejado
documentación en la impresora: un treinta y uno por ciento información relativa a los empleados de la
compañía y un veintisiete por ciento
información sobre los clientes del servicio de la compañía.
El artículo
nueve de la LOPD establece que las partes implicadas en el tratamiento de datos
van a deber adoptar las medidas de seguridad precisas para eludir la
perturbación, pérdida, tratamiento o bien acceso no autorizado a dichos datos
personales.
Conforme lo
precedente, la compañía es la responsable de velar por el cumplimiento de las
medidas precisas a fin de que la integridad del dato no sea vulnerada .
Políticas de seguridad:
que todos y cada uno de los
empleados deben conocer, respetar y cumplir, debiendo contener aspectos
semejantes como:
Situación de la impresora:
cualquier dispositivo físico por el que pueda accederse a datos (no
solo impresoras, asimismo fotocopiadoras, escáneres y afines) han de estar
instalados y puestos de forma estratégica a fin de eludir la visualización de
la información por la parte de personas no autorizadas. Al hilo de lo
precedente, es conveniente que para áreas o bien departamentos que traten
información con una mayor necesidad de confidencialidad (datos contables,
financieros, recursos humanos) se prevea la existencia de un periférico propio
y no compartido con otros usuarios.
Establecimiento de perfiles de acceso :
a los dispositivos de impresión con el propósito de que
solo las personas autorizadas puedan imprimir por la impresora asignada.
Retirada de documentación de la impresora:
cuando el usuario mande documentación a la
impresora, con información de carácter personal o bien reservado, va a deber
asegurarse de proceder a retirarla de la bandeja de salida lo antes posible,
verificando que no quedan documentos impresos en exactamente la misma. Además
de esto, puede darse el caso de impresoras compartidas por múltiples empleados
o bien usuarios, que podrían no estar autorizados para acceder a la información
personal que se está imprimiendo.
El hecho de no
establecer políticas de este género puede llevar a situaciones que, a veces,
han derivado en demandas frente a la Agencia De España de Protección de Datos
(AEPD) y que pueden ser sancionadas en base al incumplimiento no solo del
artículo nueve de la LOPD, sino más bien asimismo del artículo diez, que
establece el deber de guardar secreto profesional respecto de los datos
personales tratados. El acceso a los datos, por poner un ejemplo, por otros
usuarios sin autorización para el tratamiento, podría ser considerado por la
AEPD como una transgresión del deber de secreto, tipificada como una infracción
grave de la LOPD con multas entre sesenta y trescientos euros.
Las normas ISO
asimismo son exigentes con respecto a las mejores prácticas relativas a la
seguridad de la información, estableciendo la necesidad
de que los usuarios reciban capacitación y concienciación sobre sus
responsabilidades con respecto a la protección de la información manejada,
incluyendo la impresión, transporte, destrucción y archivado de información en
soporte papel, como la recogida de la información sensible y reservado impresa,
de manera que solo sea accedida por las personas autorizadas por los
responsables de la información.
En suma, así sea
por cumplimiento de obligaciones legales o bien por conservar la
confidencialidad de la documentación sensible de la compañía, es muy
aconsejable que las entidades establezcan políticas internas a continuar que
van a deber hacer conocer a los empleados, como asegurar una adecuada
administración y verificación de su cumplimiento.
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